Integritetspolicy

INTEGRITETSPOLICY

Kvinnojouren och tjejjouren Olivia är en ideell, politiskt och religiöst obunden förening. Kvinnojouren och tjejjouren Olivia är medlem i Riksorganisationen för kvinnojourer och tjejjourer i Sverige, Roks. Kvinnojouren och tjejjouren Olivia, nedan även kallat Olivia, vill att du ska känna dig trygg när vi behandlar dina personuppgifter. Vi beskriver med denna Integritetspolicy hur vi säkerställer att dina personuppgifter behandlas enligt rådande lagstiftning och hur du kan utöva dina rättigheter.

Kvinnojouren och tjejjouren Olivia är personuppgiftsansvarig för behandling av dina personuppgifter och ansvarar för att behandlingen sker i enlighet med tillämplig lagstiftning. Nedan beskrivs vilka uppgifter vi samlar in, i vilket syfte, på vilket sätt du kan ha kontroll över dina uppgifter samt hur du kan kontakta oss. Policyn gäller för alla sammanhang, såsom besök av vår hemsida, kontakt via mejl eller telefon eller om uppgifter lämnas till oss på något annat sätt. Vidare gäller policyn oavsett om du har kontakt med oss som stödsökande, medlem, anställd, gåvogivare, yrkesverksam eller i annat syfte.

Personuppgifter som Olivia behandlar
Olivia behandlar personuppgifter som namn, adress, e-postadress och telefonnummer. Även personnummer eller transaktionsuppgifter som bankkonto kan behandlas i vissa fall. I Olivias stödverksamhet behandlas även känsliga personuppgifter. De flesta personuppgifter får Olivia direkt från den enskilde. Ibland får Olivia personuppgifter från andra och då framförallt från Socialtjänsten med anledning av en biståndsplacering i Olivias skyddade boende.

Om Olivia oavsiktligt får del av dina personuppgifter, eller om någon annan lämnar oss dina personuppgifter utan ditt samtycke, raderar vi dessa så fort vi har möjlighet.

När Olivia samlar in personuppgifter
Olivia samlar in och behandlar personuppgifter för att kunna driva sin verksamhet på ett ändamålsenligt sätt. Syftet med att hantera personuppgifter är att möjliggöra medlemmarnas deltagande i föreningen, möjliggöra finansiering samt att kunna ta emot gåvor, administrera driften av föreningen och den dagliga verksamheten, för att bedriva skydd och stöd till våldsutsatta kvinnor, tjejer och barn samt bedriva opinionsbildning.

Givar- och medlemsservice

När du blir medlem i Olivia.

När du anmäler intresse för att delta i Olivias studiecirkel för nya medlemmar samt då du deltar i densamma.

För kommunikation med och mellan Olivias medlemmar.

För att möjliggöra medlemmars insyn i och deltagande i föreningens arbete.

För att ta emot gåvor via Swish eller banköverföring.

Administration

När du e-postar oss används dina uppgifter för att upprätthålla kontakten med dig. Detsamma gäller då vi mejlat till dig.
När du ringer oss kan dina uppgifter användas för att upprätthålla kontakten med dig.
Om du är i kontakt med oss i din yrkesroll, eller på annat sätt involveras i Olivias verksamhet, kan dina uppgifter behandlas i minnesanteckningar, protokoll, som referens på fakturor eller liknande.
Om du anmäler intresse för Olivias studiecirkel för nya medlemmar samt om du deltar på densamma.
Om du söker anställning eller praktik.
Om du är anställd på Olivia används dina personuppgifter för personal- och löneadministration.
I Olivias ekonomiska administration förekommer personuppgifter på fakturor, verifikationer, projektansökningar och andra nödvändiga underlag samt för kommunikation med berörda parter.
För revisions- och verksamhetsberättelse.
I Olivias interna uppföljning förekommer personuppgifter i bland annat avvikelserapporter, mötesprotokoll och redovisningar.
För föreningens finansiering, såsom ansökan för verksamhetsbidrag och projektansökningar.
För att fullgöra beställningar av material, såsom böcker eller Olivias informationsfoldrar.

Stödverksamhet
När du bor i Olivias skyddade boende genom biståndsplacering följer Olivia SoL.
När du bor i Olivias skyddade boende utan bistånd från socialtjänsten.
När du besöker Olivias samtalsmottagning kan vi komma att hantera dina personuppgifter för att upprätthålla kontakten med dig. Du kan välja att vara anonym.
Om du kontaktar oss via telefon eller mejl kan vi komma att hantera dina personuppgifter för att kunna upprätthålla kontakt med dig. Du kan välja att vara anonym.
Om du kontaktar oss via vår tjejchatt har du rätt att vara anonym och väljer själv om och vilka personuppgifter du vill delge oss.

Opinionsbildning
För att hantera förfrågningar om studiebesök, föreläsningar eller anmälningar till evenemang.
När du skriver kommentarer på någon av Olivias offentliga sociala medier.

Personuppgifter som Olivia kan lämna ut
I en del sammanhang kan Olivia lämna ut personuppgifter, exempelvis i följande sammanhang:
När Olivias medlemmar anmäler sig som deltagare till externa aktiviteter, till exempel utbildningar.
När Olivia behöver göra orosanmälningar om misstanke att barn far illa.

Med vilket stöd behandlar Olivia uppgifterna (rättslig grund)
Behandling av personuppgifter kräver stöd av rättslig grund. När Kvinnojouren och tjejjouren Olivia samlar in personuppgifter görs det på någon av följande rättsliga grunder:

Avtal – För exempelvis medlemskap
Rättsliga förpliktelser – Olivia är skyldiga att följa Bokföringslagen eller SoL.
Myndighetsutövning och uppgift av allmänt intresse – Exempelvis då Olivia tar emot biståndsbeviljad kvinna eller familj i Olivias skyddade boende.
Samtycke – Till exempel då du skrivit på Olivias samtyckesblankett eller uttryckligen sagt att vi får behandla dina uppgifter.
Intresseavvägning/berättigat intresse – Till exempel intern kommunikation via sociala medier och medlemsadministration.

I Olivias verksamhet kan våra ändamål för behandling av personuppgifter kopplas till rättsliga grunderna enligt följande;

Medlemsservice och givarservice – Uppfyllande av avtal och berättigat intresse.
Administration – Rättsliga förpliktelser, berättigat intresse, uppfyllande av avtal samt samtycke.
Stödverksamhet – Myndighetsutövning (SoL), rättsliga förpliktelser, avtal, berättigat intresse.
Opinionsbildning – berättigat intresse.

Gallring
Personuppgifter som rör Olivias medlemmar, däribland även anställda, gallras i vissa digitala dokument och i mejllistor snarast i samband med att den enskilde avslutar sitt medlemskap. Mötesprotokoll eller exempelvis dokumentation av minnesvärda event sparar Olivia över tid baserat på berättigat intresse. Personuppgifter som förekommer i samband med löneadministration, projektredovisningar eller fakturor sparas under längre tid med anledning av rättsliga förpliktelser.

Uppgifter om stödsökande strimlas eller ges till den stödsökande efter avslutad kontakt, om inte den stödsökande kommer överens med Olivia om att någon uppgift ska sparas en tid på Olivia. Uppgifter som rör stödsökande som bott i Olivias skyddade boende genom biståndsplacering behandlas och gallras enligt SoL.

Dina rättigheter och val som registrerad
Den som har någon personuppgift hos Olivia har rätt att få information om vilka uppgifter som behandlas. Den enskilde har rätt att begära rättelse, radering eller begränsning av sina personuppgifter. Den enskilde har rätt att återkalla tidigare givit skriftligt samtycke. Undantag förekommer i de hänseenden Olivia är skyldig att fortsätta att behandla uppgifterna med anledning av rättsliga förpliktelser eller myndighetsutövning, såsom för att följa bokföringslagen eller SoL.

Barns personuppgifter
Olivia behandlar inte avsiktligt personuppgifter för barn under 18 år. I samband med bistånd enligt SoL kan dock även barns personuppgifter förekomma i exempelvis dokument från andra verksamheter och som Olivia med anledning av SoL eller mammans samtycke hanterar, samt i dokument upprättade av Olivia.

I Olivias tjejjoursverksamhet kan personuppgifter för barn under 18 år förekomma då den unga tar kontakt med oss via tjejchatten, mejl eller telefon, och frivilligt delger oss personuppgifter. Den som kontaktar Olivias tjejjour har rätt att vara anonym, och bestämmer själv vilka uppgifter den vill lämna. Syftet med hantering av personuppgifter är att upprätthålla en kontakt med den unga eller om Olivia behöver göra en anmälan om misstanke att barn far illa. För mer information om hur dina personuppgifter behandlas när du har kontakt med oss via tjejjourschatten på www.rokstjejjourer.se se Roks (www.roks.se) integritetspolicy.

Länkar till externa webbplatser
På Olivias hemsida, i Olivias informationsmaterial eller på Olivias offentliga sociala medier förekommer länkar till andra webbplatser. Olivia ansvarar inte för hur dina personuppgifter behandlas på dessa webbplatser.

Säkerhet
Olivia vidtar tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att dina personuppgifter ska skyddas från otillbörlig åtkomst, förändring eller radering.

Användning av kakor (cookies), på grund av säkerhet för våldsutsatta som besöker vår hemsida använder sig Olivia inte av cookies på sin webbplats.

Alla Olivias medlemmar förbinder sig till ett tystnadslöfte. Då Olivias medlemmar hanterar personuppgifter i samband med biståndsplaceringar lyder medlemmen under SoL och därmed sekretesslagen. Olivias lokaler skyddas genom, för verksamheten, godkända lås. Personuppgiftsincidenter rapporteras till Datainspektionen.

Kontaktinformation till Kvinnojouren och tjejjouren Olivia
Vid frågor kring Olivias behandling av personuppgifter kan du kontakta oss via mejl eller telefon; olivia.alingsas@roks.se eller 0322-13765.